• Datenschutz

    Datenverarbeitungsrichtlinie der Peru-Aktion e.V.

     

    Am 25.5.2018 trat die neue Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) in Kraft, die alle Personen und Institutionen bindet, die personenbezogene Daten verarbeiten. Das gilt auch für unseren Verein Peru-Aktion e.V. Wir sind verpflichtet, alle betroffenen Personen, deren Daten wir speichern und verarbeiten, datenschutzrechtlich zu unterrichten, was durch diese Datenverarbeitungsrichtlinie  erfolgt.

    Diese Datenverarbeitungsrichtlinie wurde vom Vorstand der Peru-Aktion e.V. am 19.7.2018 beschlossen und verabschiedet.

    Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

    Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist der Verein Peru-Aktion e.V., Auf der Siegenegge 11, 33647 Bielefeld vertreten durch seinen Vorstand

    Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

    Der kommissarisch beauftragte Datenschutzverantwortliche ist Ulrich Hemer, Heidberg 37, 22301 Hamburg, tel. 040-488658, Email: u.hemer@peru-aktion.de

    Zwecke der Verarbeitung

    Die Peru-Aktion speichert und verarbeitet die Kontaktdaten aller Mitglieder, Paten, Spender, Kooperationspartner, Freiwilligen und Praktikanten zu folgendem Zweck:

    • Mitgliederverwaltung (Zusendung von Informationen, Einzug der Mitgliedsbeiträge, Einladungen zu Mitgliederversammlungen)
    • Spendenverwaltung (Buchung der Spendeneingänge, Zusendung von Spendenbescheinigungen, Zusendung von Informationen)
    • Verwaltung der Patenschaften (Zusendung von Informationen, Buchung der Patengelder)
    • Kooperationen (Kontakte zur anderen Institutionen, z.B. befreundeten Vereinen, Bank, Finanzamt, Amtsgericht, Rechtsanwalt und Notar, Dienstleistern, Kontaktpersonen aus dem Projekt in Peru)
    • Spendenwerbung
    • Freiwillige und Praktikanten (Kontaktpflege, z.B. Informationen aus dem Projekt, Mitgliederwerbung)

    Rechtsgrundlage der Verarbeitung und berechtigte Interessen

    • Mitgliederverwaltung und Patenschaften: Vertragsverhältnis mit dem Verein aufgrund der Mitgliedschaft oder der Patenschaftserklärung
    • Spendenverwaltung: Verpflichtung zur Zustellung von Spendenbescheinigungen, Nachweispflicht gegenüber dem Finanzamt
    • Kooperationen: gesetzliche oder vertragliche Verpflichtungen, bilaterale Vereinbarungen
    • Freiwillige und Praktikanten: Einwilligung der betroffenen Personen

    Umfang der gespeicherten Daten

    Die von der Peru-Aktion e.V. gespeicherten Adressdaten enthalten in jedem Datensatz folgende Felder:

    • Adressnummer
    • Name, Vorname, ggf. Firmenname
    • Straße, LKZ, PLZ, Ort
    • Telefon, Email und ggf. Website
    • Mitglied, Pate, Freiwilliger/Praktikant mit Aufenthaltsjahr
    • Bankverbindung, Zahlungsart
    • Empfänger von Rundbriefen per Post oder Email
    • Ein- und Austrittsdatum Mitgliedschaft
    • Empfänger Rundbrief ja/nein
    • Bemerkungen (z.B. Verwandtschaftsverhältnisse, Besuche im Projekt)
    • Datum 1. Spende

    Die von der Peru-Aktion e.V. gespeicherten Zahlungsdaten enthalten in jedem Datensatz folgende Felder:

    • Name, Vorname, ggf. Firmenname
    • Mandatsreferenz
    • Bankverbindung, Zahlungsart
    • Datum der Überweisung, Überweisungsbetrag
    • Fälligkeitsdatum der Abbuchung, Abbuchungsbetrag

    Die Peru-Aktion speichert Fotos aus dem Projekt, auf denen Mitarbeiter, Schülerinnen und Schüler, Freiwillige sowie Besucher des Projektes abgebildet sein können. Es werden außerdem Fotos von Vereinssitzungen gespeichert mit Abbildungen von Mitgliedern oder Besuchern. Einige dieser Fotos werden in den Vereins-Rundbriefen veröffentlicht unter Angabe der Quellen.

    Empfänger oder Kategorien von Empfängern

    Die von der Peru-Aktion e.V. gespeicherten und verarbeiteten Daten werden i.d.R. nicht an Dritte weiter gegeben, es sei denn, es liegt im Einzelfall eine Einwilligung vor. An Mitglieder können Kontaktdaten weitergegeben werden, wenn das dem Vereinszweck dient und Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Personen nicht beeinträchtig sind.

    Auftragsdatenverarbeitung sowie Hinweis auf Garantien zur Datensicherheit

    Die Peru-Aktion e.V. speichert die personenbezogenen Daten in einer Cloud auf einem eigenen Server bei einem Auftragsdatenverarbeiter. Dieser Server ist durch Passworte und SSL-Zertifikate gesichert. Es haben nur Vorstandsmitglieder Zugriff darauf.

    Die Peru-Aktion erhält von der Sparkasse Bielefeld Kontoauszüge und Zahlungsinformationen von Spendern, Paten und Mitgliedern, die für Spendenbescheinigungen ausgewertet und genutzt sowie auf der Cloud gespeichert werden. Auf diese Informationen haben nur Vorstandsmitglieder Zugriff.

    Alle gespeicherte personenbezogenen Daten und Fotos werden auf keinen Fall für kommerzielle Zwecke verwendet oder weitergegeben.

    Speicherdauer der personenbezogenen Daten

    • Die personenbezogenen Daten von Mitgliedern und Paten werden solange gespeichert, wie das Vertragsverhältnis besteht.
    • Nur die für das Finanzamt erforderlichen personenbezogenen Daten können längere Zeit gespeichert bleiben.
    • Die personenbezogenen Daten anderer Kontaktpersonen werden gelöscht, wenn kein berechtigtes Interesse des Vereins daran besteht.

    Belehrung über Betroffenenrechte

    • Die betroffenen Personen können Auskunft über ihre gespeicherten Daten und Berichtigungen oder Löschung verlangen.
    • Die betroffenen Personen haben Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung ihrer Daten. Wenn Mitglieder der Verarbeitung widersprechen oder Löschung der Daten verlangen, erlischt ihre Mitgliedschaft zum Ende des Kalenderjahres.

    Hinweis auf jederzeitiges Widerrufsrecht der Einwilligung

    Betroffene Personen können die Einwilligung zur Speicherung und Verarbeitung ihrer Daten jederzeit widerrufen. Dieser Widerruf erfolgt schriftlich an den Vereinsvorstand.

    Hinweis auf Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

    Jede betroffene Person kann sich bei einer der zuständigen Aufsichtsbehörden von Bund und Ländern über tatsächliche oder vermutete Defizite beim Datenschutz durch die Peru-Aktion beschweren.